切手不足で届いた場合の対応方法とお詫び状例文

受け取った郵便物が切手の料金不足として届いたときの対応方法についてです。料金不足だった旨を差出人へ伝える際の例文と、差出人側のお詫びの例文についても触れています。

料金不足で発送された郵便物が差出人まで返送されず、そのまま配達されると受取人に不足料金分が請求されてしまいます。受取人はその不足料金分を支払った上で荷物を受け取った後、差出人までその旨を伝えるようにして下さい。

差出人側はこのような料金不足で送っていたことを受取人から聞いて知った場合は、すぐにお詫びの返事をするようにし、不足料金分の返金方法について受取人と相談するようにして下さい。

切手の料金不足で届くとどうなるか

切手の料金不足で返送された郵便物は、その郵便物が配達区域内で差し出されたか否かによって、差出人まで返送されるか、受取人の元まで届けられ受取人に不足料金分が請求されるかが異なってきます。

差出人がその郵便物を自分の家の近くにある郵便局の窓口や郵便ポストから出した際は、配達区域内から出されたケースに当たるので、その郵便物は差出人まで返送されます。

この場合、切手には消印が押されないので再送する際はすべてを新しい切手に張り替える必要はなく再利用可能です。追加で不足分の切手を貼り付けるだけでOKです。

反対に、その郵便物が差出人の家から離れた場所から出された場合は、その郵便物は配達区域外から出されたケースに当たるので、宛先までそのまま配達され、受取人に不足料金分が請求されます。

ただし、受取人が不足料金分の支払いを拒否した場合にはその郵便物は差出人の元まで返送されます。この場合、切手にはすでに消印が押されているので一度送った切手は再利用することはできません。

なお、配達区域内・配達区域外いずれから出された場合でも、郵便物に差出人の住所が記載されていなければ返送できないので、そのまま配達され受取人に不足料金分が請求されます。

相手がメルカリなどフリマアプリの場合

メルカリやラクマ、ヤフオクなどのフリマアプリでの取引の際に、送料込みで購入したのにも関わらず購入者に不足料金分が請求されてしまったときや、それに対する出品者の対応についてです。

◼購入者の場合

あなたが購入者で、送料込みで購入したのにもかかわらず、料金不足により自分に不足料金分が請求されてしまったときは、郵便局員にその不足分を支払った後で、メルカリの評価をする前に料金不足により不足分が請求されてしまった旨を出品者にまでメッセージで伝えるようにして下さい。

そのときの例文としては、以下のようなものがあります。

お世話になっております。先日購入させた頂いた〇〇なのですが、先ほど到着しましたが、切手の料金不足だったとみえて、不足料金分の10円が当方まで請求されてしまいました。

金額としては大した額ではなかったため支払いましたが、今回のお取引では送料込みで購入したので、こちらの不足料金分も返金などして対応していただくことは可能でしょうか？どうぞよろしくお願いいたします。

メルカリでは取引評価をしてしまうと、それで取引が終了してしまうので、取引評価で低評価を付けてそこで料金不足だったクレームを付けるという方法は、あまり建設的ではないのでおすすめできません。

ただし、メルカリでは銀行口座を教えた上で直接ユーザー同士が金銭のやり取りを行うことが禁止されているので、銀行口座に不足料金分を振り込んでもらうことはできません。

一番有効な対応策としては、出品者に状況を理解してもらった上で、出品者からメルカリ事務局まで購入者に不足料金分の返金をしたい旨を伝えてもらうことです。

◼出品者の場合

あなたが出品者で、上記のように購入者から料金不足によって不足料金分が請求されてしまったというメッセージが来た場合、すぐに謝罪のメッセージを返信した上で、購入者と共に今後の対応策を考えてください。

そのときの例文としては、以下のようなものがあります。

お世話になっております。発送した商品が料金不足だったこと、大変申し訳ありませんでした。この度は当方も送料込みで出品していたので送料の一部を購入者である〇〇様にお支払いさせてしまったことはなんとしても適切な対応をしたいと思っております。

まずは、こちらからメルカリ事務局まで送料の不足料金分を返金したい旨を相談いたしますので、今しばらくお待ちいただいてもよろしいでしょうか。この度はこちらの確認不足で大変申し訳なく心苦しいところですが、ご了承いただければ幸いです。

上記のようにまずは購入者に謝罪のメッセージを送った上で、メルカリ事務局まで送料込みで出品していた商品が切手の料金不足で受取人に不足料金分が請求されてしまったので、その不足分を返金してもらいたい旨をメールするようにして下さい。

メルカリ事務局にトラブルだと判断され、事務局による返金が受けられるようになると、購入者にメルカリ事務局から不足料金分が返金されるようになります。

なお、購入者によっては大した金額ではなかったので今回は気にしなくてもいいと良いと言っていただけることもありますが、なるべく適切な返金手続きを踏んだほうが、双方とも納得のいく解決策となるでしょう。

相手が仕事の取引先の場合

仕事の取引先とのやり取りの際、受け取った郵便物が料金不足により自分に不足料金分が請求されてしまったとき、それに対する差出人側の対応についてです。

◼受取人の場合

あなたが受取人で、取引先から送られてきた郵便物が料金不足により不足料金分がこちらに請求されてしまったときは、不足料金分を支払った上で取引先にメールにて料金不足だったので次回会った際に不足料金分を頂きたいという旨を伝えるようにして下さい。

そのときの例文としては、以下のようなものがあります。

「不足料金分のお願い」
□□□□株式会社
△△部　鈴木太郎様

いつもお世話になっております。株式会社○○○○の田中です。

○○についての資料を早速送付いただき、ありがとうございます。

先ほど資料を受け取った際、切手料金の不足だったと見えて、不足料金分の10円が当方まで請求されてしまいました。大変恐縮ではございますが、次回鈴木様にお会いした際に、この不足料金分の10円をお支払い頂ければ幸いです。

メールにてこのようなお願いをするのは大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦ください。

不足料金分は基本的に大した金額ではないので、このように配達に来た郵便局員まで不足料金を支払った上で、後日差出人の担当者の方に不足料金分をいただくようにお願いして下さい。

もしくは、あまりにも微々たる金額であった場合は、あえて差出人の取引先までは伝えないでおくことも良いでしょう。

◼差出人の場合

あなたが差出人で、上記の例文のように取引先に発送した郵便物が切手の料金不足により、受取人に不足料金分が請求されてしまったと知らされたときは、まずは謝罪の返事をすぐに入れるようにし、不足料金分はすぐに支払うように伝えるにしてください。

そのときの例としては、以下のようなものがあります。

「切手料金不足のお詫び」
〇〇株式会社
△△部　田中幸雄様

いつもお世話になっております。□□□□株式会社の鈴木です。

○月○日に発送させていただいた資料について、切手の料金不足により貴社に不足料金分を請求させてしまったこと、多大なるご迷惑をお掛けして申し訳ありませんでした。

お支払い頂いた不足料金分については、○月○日に打ち合わせでお会いする際にお返しさせていたしますので、何卒ご了承頂ければ幸いです。

今後このようなことがないよう、確認作業の徹底をして細心の注意を払うようにいたします。

メールにて大変恐縮ではございますが、まずはお詫びを申し上げます。

なお、次回取引先の担当者に会って不足金額を返す際は、不足金額を封筒に包んだ上で、菓子折りなど謝罪の敬意を表明するものをなにかしら持っていくことをおすすめします。

関連：切手の料金不足と切手を貼り忘れてポストに投函した郵便物の末路

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