簡易書留の控えの保管期間と紛失時の再発行依頼方法




郵便局の窓口から簡易書留を送った後に発行される紙ベースの控えを紛失してしまった時に再発行を依頼する方法を解説します。

簡易書留の控え(受領証)は、差し出した際に渡される紙のものだけでなく、郵便局でもデータとして保管されており、差出日から5年間はデータとして保存されています。

また、5年の保管期間内であれば受領証の再発行も無料で依頼することができるので、再発行を希望の際は差出しを行った郵便局まで事前に連絡した上で、窓口で身分証明書を提示にして再発行依頼を行って下さい。


簡易書留の控えに載っている情報



簡易書留を窓口から差し出すと、控えとして「書留・特定記録郵便物等受領証」が最後に渡されます。

こちらに記載されている情報は、宛名面と差出人面の写し、追跡番号(お問い合わせ番号)、送り方の情報(簡易書留や一般書留など)、引受を担当した郵便局の名前や住所、引受日時、担当者名となっています。

こちらの控えを使用する時の主な用途は荷物の追跡で、こちらに記載されている追跡番号を元に発送した郵便物の配送状況を確認することができます。

郵便物の紛失や破損など、万が一のトラブル時にもこの受領証をもとに損害賠償請求を行うので、大切に保管するようにして下さい。

簡易書留の控えの保管期間

簡易書留の控え(受領証)は引受時に渡される紙ベースのものだけでなく、その紙を読み取ったデジタルデータとしても郵便局のPCデータとして保存されています。

こちらの控えの保管期間は差出し日から5年間となっているので、紙を紛失してしまっても5年以内であれば差出した郵便局へ行けば内容の確認も行えます。

さらに、保管期間内であれば次に述べる紛失時の再発行も可能です。

紛失時の再発行依頼方法

簡易書留の発送時に貰う受領証(控え)は、紛失してしまっても再発行を行うことは可能です。

受領証の再発行依頼方法は、まず差し出した郵便局まで事前に電話で連絡し、簡易書留の受領証をなくしてしまったので再発行を依頼したい旨を伝えておきます。

次に差し出した本人がその郵便局まで直接行き、運転免許証など身分証明書となるものを提示して事前に連絡していた受領証の再発行をしたい旨を伝えれば無料で再発行が行われます。

前述したように受領証の郵便局内での保管期間は5年間なので、差出日から5年以内であれば再発行も行えます。


控えの追跡番号で分かる情報

前述したように受領証には追跡番号(お問い合わせ番号)が記載されているので、こちらを元に追跡を行うことで自分が送った郵便物の配送状況を確認することができます。

なお、この追跡番号は荷物の到着後もしばらくの間は確認することができますが、差出し日から100日を経過すると自動的にインターネット上の追跡データは消失してしまい、確認できなくなってしまいます。

そのため、万が一発送から100日以上経った後に控えの再発行を行ったところで、その控えに記載されている追跡番号から追跡を行うことは不可能ですのでご注意下さい。

参考までに簡易書留を付けて送られ、到着までが完了した郵便物の過去の実際の追跡結果を以下に掲載します。

◼東京都から大阪府に1日で配達完了した簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
04/12 14:04 引受 目黒駒場郵便局 東京都
04/13 08:54 到着 住吉郵便局 大阪府
04/13 14:58 お届け先にお届け済み 住吉郵便局 大阪府

4月12日(金曜日)の午後に東京都目黒区から発送された簡易書留は、翌日の4月13日(土曜日)の午後に配送先である大阪府大阪市に配達が完了しています。

◼東京都から兵庫県に2日で配達完了した簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
04/15 09:28 引受 目黒駒場郵便局 東京都
04/16 13:23 到着 西宮東郵便局 兵庫県
04/17 09:14 お届け先にお届け済み 西宮東郵便局 兵庫県

4月15日(月曜日)の朝に東京都目黒区から発送された簡易書留は、翌々日の4月17日(水曜日)の朝に配送先である兵庫県西宮市に配達が完了しています。

◼大阪府から愛知県に2日で配達完了した簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
05/08 19:00 引受 堺郵便局 大阪府
05/09 12:51 到着 小牧郵便局 愛知県
05/10 10:03 お届け先にお届け済み 小牧郵便局 愛知県

5月8日(水曜日)の夜に大阪府大阪市から発送された簡易書留は、翌々日の5月10日(金曜日)の午前中に配送先である愛知県小牧市に配達が完了しています。

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