簡易書留のビジネスマナー!宛名の書き方や書類の入れ方など徹底解説




履歴書や会社間の書類発送などで、企業宛に郵便局の簡易書留で送る際の宛名の書き方や書類の入れ方など簡易書留のビジネスマナーを解説します。

簡易書留はあくまで普通郵便である定形郵便や定形外郵便に付けて送るオプションのため、宛名の書き方や書類の入れ方は通常の郵便物と変わりません。また、特別な専用封筒も存在しないので一般的な茶封筒や白封筒を使用します。

履歴書などA4サイズの書類を折らずに送りたい際は白の角2封筒を使って定形外郵便(規格内)で、三つ折りにしても良い納品書などを送る際は白の長形3号の白封筒を使用して定形郵便で送るのがおすすめです。


封筒のサイズと色の選び方

簡易書留を発送する際に使用する封筒のサイズと色の選び方は、その時どんなものを送るかによっても変わりますが、基本的に簡易書留発送する際には定形郵便か定形外郵便(規格内)のいずれかで送ることになるので、その送り方によって封筒を選択します。

例としてA4サイズの契約書1枚から数枚程度を送るのを想定した場合、その契約書が折っても問題ないものであれば、三つ折りにした上で定形郵便で送れます。紙質にもよりますが、4枚以内であれば最も安い25g以内の送料で送れるでしょう。

定形郵便は以下のような長形3号サイズの封筒に梱包して発送します。色については特に決まりはありませんが、簡易書留を付けて送るようなビジネスシーンであれば白封筒の方が一般的に好まれています。

透けない封筒 テープ付 長形3号






次に例として同じくA4サイズの履歴書を送る場合、上記した定形郵便でも送れますが、履歴書の場合基本的にあまり細かく折ることは好まれないので、A4サイズを折らずに送れる定形外郵便(規格内)で送ることをおすすめします。

履歴書と職務経歴書をそれぞれ一枚から数枚程度であれば一番安い50g以内の料金で送れます。

定形外郵便(規格内)は以下のような角2サイズの封筒に梱包して発送します。こちらも色については特に決まりはありませんが、履歴書を企業に送るような場合であればこちらも白封筒の方がよく利用されます。

角2封筒 A4サイズ 白





企業宛の宛名と差出人の書き方

◼宛名の書き方



簡易書留を企業宛てに送る際の宛名面の書き方は上記画像のように封筒の右上部から中央にかけて大きめの字で郵便番号・住所・会社名(部署名)を記入します。

個人宛の時と違い、会社宛の時には個人の氏名ではなく「株式会社セラーバンク御中」や「株式会社セラーバンクECメディア事業部御中」といったように会社名(部署名)+御中といったように記入します。

御中というのは郵便の上で個人名でない会社などの団体が宛名である場合に付ける継承で、特定の個人がはっきりしていない際に一般的に使用されます。その郵便物を扱う「ご担当者様」といったイメージだと考えても良いでしょう。

送る際に使用する封筒が横書き封筒だった場合にも縦書き封筒と同様、封筒の表面に横書きで大きめの字で宛先の住所と氏名を記入します。

◼差出人の書き方



企業宛の簡易書留の差出人の書き方も通常の郵便物と同様、封筒の裏面に記入します。差出人は自分自身であるため様や御中といった敬称を付けることも不要です。

縦書き封筒の場合は上記画像のように封筒裏面の左半分にすべて書く方法と、封筒の右半分に住所を書き左半分に氏名を書く方法の2つの書き方がありますが、いずれの書き方も正しくされています。

小さい封筒の定形郵便の場合は封筒の右半分に住所で左半分に氏名を書くようにし、大きめの封筒の定形外郵便の場合は封筒の左半分に住所と氏名どちらも書くようにすると見栄えのバランスもよくおすすめです。

なお、横書き封筒の場合も裏面に書くのは変わりなく、中央より下のあたりから書くようにするのがおすすめです。

関連:簡易書留の書き方!封筒の表裏・縦書き横書き・スタンプを押す場所まで徹底解説

書類の入れ方

簡易書留を付けた定形郵便や定形外郵便の封筒に書類を入れる際は、封筒の表面と書類の表面を揃えて入れます。履歴書を送る場合など写真が貼ってあればその面が封筒の表面と揃うように入れて下さい。

定形郵便で三つ折りにした書類を入れる際も、折った状態の書類の表面が封筒と揃うようにして封入します。この封筒の表面と書類の表面を揃える理由は、その郵便物を受け取った企業の担当者が開封してすぐに読めるようにするための配慮となっています。

また、書類を送る際はできるだけ雨に濡れても書類を防ぐためのOPP袋や、折り曲げを防止するクリアファイルで書類を保護した後に封筒に入れておくとより安心できます。

特に定形外郵便の大きな封筒に履歴書など紙を一枚だけ入れるときは、配送中に折り曲がってしまう危険性もあるのでクリアファイルに挟んでから送ると良いでしょう。

◼クリアファイル

クリヤーホルダー A4






◼水濡れ防止OPP袋

透明OPP袋 テープ付き





返信用封筒の入れ方

簡易書留で送る郵便物に返信用の封筒を入れて送る際には、折らずに入るのならそのまま、同じサイズの封筒なら縦に半分(定形郵便用であれば横に半分)に二つ折りにして入れます。

また、返信用の封筒の表の宛名面には、自分の住所と名前を記入しておき、名前の後には「様」ではなく「行」と記入しておきます。

また、返信用の封筒として切って貼り付けが不要なレターパックが入れられることが多いですが、この場合は専用封筒に元から記載されているお届け先欄の名前後の継承「様」の印字は二重線で消し、横に小さく行と書き加えます。

これは受取人が返信用の封筒で差し出す際に宛名面記入の手間を省く意味であり、名前の後に行と記入しておくのは相手を敬うためのビジネスマナーとなっています。

簡易書留の過去の実際の追跡結果

企業への履歴書の送付や会社間での書類の発送の場合はいつお届け先まで到着するのかが気になるところですが、大体の目安の到着日数は近い地域間であれば翌日、遠い地域間でも翌々日には到着します。

ただし、簡易書留は手渡しの受け渡しとなるので、お届け先の会社が配達時に休日であれば翌営業日での配達となります。

参考までに簡易書留で発送され到着までが完了した郵便物の過去の実際の追跡結果を以下に掲載します。

◼神奈川県から東京都に1日で配達完了した簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
06/04 15:00 引受 川崎新丸子郵便局 神奈川県
06/05 07:28 到着 日本橋郵便局 東京都
06/05 15:37 お届け先にお届け済み 日本橋郵便局 東京都

6月4日(火曜日)の午後に神奈川県川崎市から発送された簡易書留は、翌日の6月5日(水曜日)の午後に配送先である東京都中央区に配達が完了しています。

◼神奈川県から大阪府に1日で配達完了した簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
06/05 10:19 引受 川崎新丸子郵便局 神奈川県
06/06 06:45 到着 豊中郵便局 大阪府
06/06 09:57 お届け先にお届け済み 豊中郵便局 大阪府

6月5日(水曜日)の午前中に神奈川県川崎市から発送された簡易書留は、翌日の6月6日(木曜日)の朝に配送先である大阪府豊中市に配達が完了しています。

◼神奈川県から千葉県に1日で配達完了した簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
06/05 12:12 引受 川崎新丸子郵便局 神奈川県
06/06 05:29 到着 印西郵便局 千葉県
06/06 11:16 お届け先にお届け済み 印西郵便局 千葉県

6月5日(水曜日)のお昼に神奈川県川崎市から発送された簡易書留は、翌日の6月6日(木曜日)の午前中に配送先である千葉県印西市に配達が完了しています。

関連:簡易書留の料金はいくら?送料と切手の貼り方を徹底解説



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