内定承諾書を郵送で安く送る発送方法と梱包方法




内定承諾書をヤマト運輸・佐川急便・日本郵便などの宅配便や郵送で安く発送するための配送方法と梱包方法についてです。

内定承諾書を一番安く最安値で送りたいなら日本郵便の定形郵便で、角形2号封筒を使って内定承諾書を送りたいなら定形外郵便で、速達級の速さで内定承諾書を送りたいならレターパックライトがおすすめです。

内定承諾書は郵便法によって送付方法が定められている「信書」にあたります。信書にあたる内定承諾書は、必ずルールを守った送り方で送るようにしましょう。

内定承諾書は書留郵便でなければならないということはありませんが、内定者の一生を左右する大事な内定承諾書は、追跡ができたり、手渡しでのお届けとなる郵送方法で送ることをおすすめします。

内定承諾書の梱包方法

◼企業側が内定承諾書を送る場合

まず、内定承諾書を内定者に送る場合は、経費のことも考え、A4サイズの内定承諾書を三つ折りにし、長形3号の封筒に入れ、送料の一番安い定形郵便で送れるサイズにします。

内定承諾書を入れる封筒は、薄い茶封筒ではなく透けない白封筒に入れるようにし、封筒の表には「重要書類在中」などと赤字で大きく目立つように書いておくか、スタンプを押しておくと良いでしょう。

これで梱包は完成です。

◼内定承諾書を企業側に返送する場合

内定承諾書には内定者の入社の意思を確認するための内容が記されていて、内定承諾書の内容に問題がなければ、署名と捺印をして返送します。

入社の意思を確認することができれば企業側は受け入れに向けて準備を始めることができるため、できるだけ早く内定者の入社の意思を確認したいと思っています。入社の意思があるのであれば、できるだけ早く内定承諾書を返送しましょう。

ビジネスシーンにおいて正式な書類を送付する際には添え状を同封するのがマナーです。添え状に必要な内容は、日付、宛名、差出人の情報、件名、本文、書類の内容と部数です。現在はパソコンでの作成が主流となっているため、手書きである必要はないです。

添え状が準備できたら、次はお礼状を作成します。お礼状は必ず同封しなければいけないものではありませんが、添えることで入社の意欲を示すことができます。便箋を用意し手書きで率直な感謝の気持ちや入社へ向けての意欲などを簡潔に記しましょう。

パソコンで作成してもかまいませんが、お礼状は気持ちを伝えることが目的ですから、手書きの方がより誠意が伝わります。

内定承諾書には、返信用封筒が同封されていることも多いです。返信用封筒が同封されている場合にはそれを使用して返送しますが、同封されていない場合には自分で封筒を用意する必要があります。

まずは書類を折らずに入れられるサイズを選ぶことが重要で、書類がA4サイズであれば、角形2号の封筒を選ぶのがいいでしょう。適切な封筒を用意したら、内定承諾書を封入して郵送します。

水濡れ防止のために、内定承諾書をクリアファイルに入れてから封筒に入れておくと安心です。クリアファイルに入れることによって、大事な書類が折れることもなく企業側に気配りができる印象を与えることができます。

クリヤーホルダー スタンダード A4






内定承諾書を封入する際には添え状とお礼状を上にし、下に内定承諾書が来るようにします。

封筒に宛名や住所、氏名を記入する際にもマナーがあり、封筒で郵送する場合の基本的なルールになりますが、まずは表面に宛先、裏面の左下に自分の住所と氏名を記します。

先方が手に取ってすぐに中身がわかるように、表面の左下には「内定承諾書在中」と記しておきましょう。また、返送用封筒が同封されている場合には、宛名の「〇〇行」を二重線で消して「〇〇御中」もしくは「〇〇様」に書き換えます。

企業名や部署名を宛名とする場合には「〇〇御中」、担当者個人宛てに送る場合には「〇〇様」と書き換えます。

最後に、封をしたところに「〆」を書き、内定承諾書の返送用の梱包は完成です。

定形郵便で内定承諾書を送る

定形郵便の基本情報
予想送料 84円~
予想サイズ 25g以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
着払い なし
補償 なし

内定承諾書は郵便法によって送付方法が定められている「信書」に該当します。信書とは、請求書・納品書・領収証・申請書・見積書・招待状・許可証・表彰状など、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示、又は事実を通知する文書」のことを指します。

信書の概念は曖昧な内容基準のため、同じ文書でも送付する状況や文面のわずかな違いにより、信書であったりなかったりします。信書の可能性少しでもあるものは、郵便を使って発送するのが無難です。

今回の内定者承諾書は企業が新卒採用や中途採用の内定者に発行する書類で、内定者は入社を決断して内定承諾書にサインすることで、企業に対して内定を承諾し、入社の誓約をすることになります。

この書類が企業側から届いた際には、「あなたを雇いたい」という意思が込められていて、また内定者が内定承諾書にサインをし返送する場合は企業側に対し、「入社したい」という意思が込められているものなので、確実に信書にあたります。

信書を発送する際、多くの方が日本郵便が配達をするサービスであれば信書を送って大丈夫、と思っていますが、実は信書が扱えるサービスは日本郵便の配送サービスの中でも限定されています。

日本郵便で信書を送ることができるサービスは、第一種郵便(手紙)(定形郵便・定形外郵便)と第二種郵便(はがき)、レターパック、スマートレターです。それ以外のゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは信書は送れません。

企業側が複数人に内定承諾書を送る場合は、誰に何を送ったかを記録するために、定形郵便(手紙サイズ)に送達記録を残すことのできる特定記録(160円)を付帯して送ると良いです。

定形郵便(手紙サイズ)とは、長辺23.5cm・短辺12cm・厚さ1cm以内・重量50g以内に収まる品目であれば送ることのできる日本郵便の配送サービスの1つで、送料は全国一律料金で重さ25g以内なら84円、重さ50g以内なら94円で送ることが可能です。

透けない封筒 テープ付 長形3号






例えば、A4サイズの内定承諾書を3つ折りにし長形3号の封筒に入れて送るならば、封筒の重さは大体5g程で、A4用紙の重さも大体5g程なので、定形郵便で送った場合の送料は84円です。これに特定記録代の160円が加算されます。

とはいえ、封筒も内定承諾書の紙の重さもメーカーによって差があるため事前に確認しておくことは大切です。過去の経験で感覚だけで重さを判断し郵送してしまうと、料金不足で郵送物が戻ってきてしまうことがあります。

料金不足で一度送った封筒が手元に戻ってきてしまうと、そこからまた郵送しなおさなければならず、大変な時間のロスと精神的ストレスになってしまいます。

間違いのない料金で内定承諾書を送りたいのであれば、郵便局の窓口から発送することが一番です。特定記録等のオプションを付ける場合も窓口で手続きをする必要があるため、内定承諾書のような重要書類は郵便局の窓口から発送することをおすすめします。

関連:定形郵便の送り方

定形外郵便で内定承諾書を送る

定形外郵便の基本情報
予想送料 120円(規格内)
予想サイズ 50g以内(規格内)
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
着払い なし
補償 なし

内定承諾書と一緒にその他の資料も一緒に送りたいなら、定形外郵便がおすすめです。定形外郵便も信書を送ることができる送り方です。

定形外郵便には、長辺34cm以内・短辺25cm以内・厚さ3㎝以内・重量1kg以内の規格内と、3辺の長さの合計が90㎝以内・重量4kg以内の規格外という2つのサイズ区分があります。厚さの薄い内定承諾書は定形外郵便の規格内で送ることができます。

定形外郵便の料金は配送距離に関係なく重量のみによって決定し、定形外郵便の規格内で送る場合の料金は、重量50g以内なら120円、重量100g以内なら140円、重量150g以内なら210円です。

ただ内定承諾書を送るだけならば上記の定形郵便で送る方が安く済みますが、内定承諾所の他に入社に関しての資料を何枚か送りたい場合は、上記の定形郵便では重量オーバーとなり送れない可能性が高いため、定形外郵便を利用します。

内定承諾書と一緒に複数枚の資料を一緒に送るならば、折り目が付かないようA4のクリアファイルに入れ、A4用紙がすっぽり入る角形2号の封筒に入れて送ると良いです。角形2号封筒は定形外郵便で送れる最大サイズに近いサイズの大きさです。

角2封筒 A4サイズ 白






定形外郵便の料金は定形郵便と同じく重量で決定します。定形外郵便の規格内と規格外で料金は異なり規格内だと重量50g以内で120円、重量100g以内で140円で、規格外だと重量50g以内だと200円、重量100g以内だと220円で、規格外の方が料金は高くなります。

内定承諾書と、数枚の資料を送る一緒に送るだけならば厚さ3㎝を超えることはないため、問題なく定形外郵便の規格内で送ることができます。角形2号封筒や用紙の重さを考えても重量は50g以内に収まり、送料は120円程で済むでしょう。

たった120円で沖縄県や北海道まで送ることのできる定形外郵便は、料金が安い代わりに追跡機能や補償が付いておらず、万が一、輸送中に紛失や盗難に遭った際は泣き寝入りするしかありません。

個人情報の記載された内定承諾書を送る場合は、特定記録(160円)のオプションを付けて送ると安心です。

内定承諾書は値段を付けられるものではないため、最大5万円までの補償が付く簡易書留や、最大10万円までの補償が付く一般書留を付ける必要ないでしょう。

発送場所は、郵便局の窓口か町中にある郵便ポストがありますが、投函したポストから郵便物が盗まれたり、回収に来た局員が紛失したりする可能性は相当低いですが、ゼロではないため、郵便窓口から郵便物を出した方が多少リスクが少なくなります。

窓口まで持っていけばその可能性をゼロにすることができるので、内定承諾書の紛失するリスクを少しでも減らすためには、郵便局の窓口へ差し出し発送する方が安全でおすすめです。

関連:定形外郵便の送り方

レターパックライトで内定承諾書を送る

レターパックライトの基本情報
送料 370円
サイズ A4サイズ・厚み3cm以内
重さ 4kg以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 あり
着払い なし
補償 なし

信書にあたる内定承諾書はレターパックライトでも送ることが可能です。レターパックライトは青色の専用封筒に送りたい荷物を入れて全国一律370円で送ることのできる日本郵便の格安配送サービスの1つです。

レターパックライトの配達スピードは速達級で、内定承諾書を荷受人に早く届けたい場合にもおすすめです。この記事の最後にあるレターパックライトの追跡結果からも分かるように愛知県から東京都へ荷物を送った場合でも翌日には荷物が到着しています。

企業へ内定承諾書を返送する際、当然返送期限内に返送しなければなりません。ただし早く返送したいからと言って、配達スピードの早いレターパックライトの封筒を使って返送するのはマナーとしてよくありません。

封筒の選び方にもポイントがあり、まずは書類を折らずに入れられるサイズを選ぶことが重要です。内定承諾書がA4サイズであれば、角形2号封筒を選び上記の定形外郵便で送ると良いです。

レターパックには2種類あり、まず荷物の追跡が可能で捺印やサインをもらって手渡しするタイプのレターパックプラス(送料520円)と、荷物の追跡が可能で個人宅の郵便受けに配達されるレターパックライト(送料370円)があります。

レターパックライトで送れる荷物は厚さ3㎝以内という制限がありますが、今回の内定承諾書のような書類であれば問題なくレターパックライトで送ることができるでしょう。

日本郵便 レターパックライト






例えば、厚さ3㎝を超えない程度の30枚の入社説明の資料と一緒に内定承諾書を定形外郵便で送った場合の送料は350円ほどが予想されます。これに特定記録(160円)を付けると、送料は510円程になります。

荷物を送った後からでも荷物の居場所を知ることのできる追跡機能を付けたい場合は、封筒代370円(郵送代込み)で追跡機能も付くレターパックライトを使った方が断然お得ということになります。

レターパックライトの専用封筒を売っている場所は郵便局の窓口以外にコンビニのローソン・ミニストップ・セイコーマートがあり、一部店舗のみとなりますがセブンイレブンとファミリーマートでも置いている店舗があります。

発送場所は郵便局の窓口か、町中にあるポストから発送することが可能です。

ポストへの投函で発送する際は、投函する前に必ずレターパックライトの専用封筒から追跡番号シールを剥がすことを忘れないでください。追跡番号シールは荷物が受け取り人に届くまで大切に保管しておきましょう。

関連:レターパックライトの送り方


内定承諾書が届くまでの配達日数

上記記載の追跡番号(お問い合わせ番号)が付与される送り方の簡易書留とレターパックライトで内定承諾書を送るといつ届くのか、参考までに発送から配達までが完了した過去の実際の追跡結果は以下の通りです。

◼大阪府から大分県に発送された簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
12/28 11:56 引受 新大阪郵便局 大阪府
12/29 14:18 到着 大分東郵便局 大分県
12/30 13:55 お届け先にお届け済み 大分東郵便局 大分県

12月28日(水曜日)の午前中に大阪府大阪市から発送された簡易書留は、2日後の12月30日(金曜日)の午後に配送先である大分県大分市に配達が完了しています。

◼大阪府から愛知県に発送された簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
12/28 11:56 引受 新大阪郵便局 大阪府
12/29 08:06 到着 碧南郵便局 愛知県
12/29 10:18 お届け先にお届け済み 碧南郵便局 愛知県

12月28日(水曜日)の午前中に大阪府大阪市から発送された簡易書留は、翌日の12月29日(木曜日)の午前中に配送先である愛知県碧南市に配達が完了しています。

◼愛知県から愛知県に発送されたレターパックライト

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
12/04 18:23 引受 岡崎郵便局 愛知県
12/05 05:42 到着 名古屋東郵便局 愛知県
12/05 11:39 お届け先にお届け済み 名古屋東郵便局 愛知県

12月4日(日曜日)の夕方に愛知県岡崎市から発送されたレターパックライトは、翌日の12月5日(月曜日)の午前中に配送先である愛知県名古屋市に配達が完了しています。

◼愛知県から東京都に発送されたレターパックライト

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
11/16 16:36 引受 豊田高岡郵便局 愛知県
11/17 06:11 到着 新宿北郵便局 東京都
11/17 11:46 お届け先にお届け済み 新宿北郵便局 東京都

11月16日(水曜日)の夕方に愛知県豊田市から発送されたレターパックライトは、翌日の11月17日(木曜日)の午前中に配送先である東京都新宿区に配達が完了しています。

関連:品目(送るもの)から送り方を探す




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