名刺を郵送で送る発送方法と梱包方法!マナーと詫び状の書き方についても




名刺を忘れた、名刺を切らしていた際に後から郵送で名刺をヤマト運輸・佐川急便・日本郵 便などの宅配便で安く送るための発送方法と梱包方法についてです。

本来、名刺は切らしてはいけないアイテムです。しかし、予想外の場面で名刺交換をすることになることがあるかもしれませんし、うっかり忘れてきてしまうという場合もあるでしょう。

このようなときには相手から断られない限り、名刺を郵送で送付するのがベストです。具体的な送り方としては、普通郵便とレターパックがあります。

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名刺を郵送で送るときのマナー

まず名刺を忘れたことに気がついた段階で、名刺を切らしていることを伝えてお詫びしましょう。

また、会社名と氏名を口頭ではっきりと伝えてください。必要に応じて、名前と連絡先をメモに書いて渡すといいでしょう。そして後日、詫び状を添えて名刺を郵送します。

その際、いつ、誰に、どのような書類を送ったのかということを、記録として残しておきましょう。お問い合わせがあったときに、自分が送付した書類を覚えていないというのは困ります。

ちなみに相手から「名刺は次回でかまいません」と言われた場合は、郵送しなくて大丈夫です。次に会ったときに、必ず忘れないように渡しましょう。

詫び状の書き方と例文

お詫びのメッセージなので手書きが最も好ましいですが、目上の人でないのなら、パソコンで作成してもいいでしょう。例文は次のとおりです。

株式会社○○
●●様

先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
その節には、私の名刺を差し上げることができず、大変失礼致しました。
遅ればせながら本日この機会に同封させていただきましたので、ご確認くださいませ。
今後ともご厚誼賜りたく、よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
氏名

名刺の梱包方法

名刺は小さいのでそのまま封筒に入れてしまうと、ほかの書類に紛れてしまったり、落としてしまったりしやすいです。

そのため名刺は、詫び状にクリップで留めておくことをおすすめします。名刺を留めるのにホッチキスを使用するのはNGです。

ゼムクリップ 小 23mm






なぜなら詫び状も名刺も傷ついてしまいますし、ホッチキスの針を外すのは手間がかかるからです。

次に、配送中に雨が降っても大丈夫なように、できればクリアファイルに入れましょう。

クリヤーホルダー スタンダード A4






そして封筒に入れ、糊でしっかりと封をします。使用する封筒に決まりはありませんが、華美なものは避けましょう。

また詫び状よりも小さなサイズの封筒に入れるときは、詫び状を折ることになりますが、名刺には折り目が付かないように気をつけて下さい。

普通郵便で名刺を送る

定形・定形外郵便の基本情報
予想送料 82円
予想サイズ 25g以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
着払い なし
補償 なし

送料をできるだけ安く抑えたいという場合は、普通郵便が一番安い最安値の送り方です。普通郵便は3辺の長さの合計が90cm以内、最長辺の長さが60cm以内、重さ4kg以下の荷物に対応しているので、名刺と詫び状なら問題なく送ることができます。

普通郵便には定形郵便と定形外郵便の2種類があり、送る郵便物がどちらに該当するのかは、大きさによって変わってきます。

梱包後のサイズが23.5×12×1cm以内、重さが50g以下ならば定形郵便で送れますが、それ以上の大きさになると定形外郵便で送ることになるでしょう。

透けない封筒 テープ付 長形3号






ちなみに定形外の中でも大きさによって規格内と規格外に分かれますが、名刺と詫び状くらいであれば、普通は規格内に収まるはずです。

定形郵便の送料は、重さが25g以下であれば82円、50g以下であれば92円かかります。定形外郵便の規格内の送料は、重さが50g以下であれば120円、100g以下であれば140円かかるでしょう。

普通郵便を送るときは、封筒の表面にあて先を書き、裏面に会社の住所、会社名、自分の名前などを書いてください。そして送料分の切手を貼り、ポストに投函すれば発送完了です。または、郵便局から発送してもかまいません。

◼︎必要に応じて︎有料オプションをつけよう

普通郵便は送料の安さが魅力ですが、残念ながら追跡機能が付いていません。そのため発送後、郵便物が今どこにあるのかを知ることができませんし、紛失するリスクも考えられます。

「名刺を送付する」と言ったのにも関わらず名刺が届かなかった場合、相手から悪い印象を抱かれるかもしれません。

このようなことを防ぐためには、追跡のオプションを付けるのがいいでしょう。追跡機能を付けられるオプションはいくつかありますが、最も安いのは特定記録です。

特定記録は郵便物の引き受けを記録するもので、受領証を渡してもらえるため、きちんと発送したということの証明になります。

またインターネットで配送状況を確認することもできるので、発送した郵便物が今どこにあるのかを調べることもできるでしょう。

特定記録を付ける場合、支払い金額は通常の普通郵便の送料に160円を加算した金額になります。なお、特定記録に申し込む場合はポスト投函をしてはいけません。必ず郵便局から発送しましょう。

また一刻も早く送らなければならない場合は、速達を利用するのがおすすめです。

料金は、基本の送料に280円を加算した金額になります。

縦長の郵便物の場合は上側に、横長の郵便物の場合は右側に赤い線を表示すると、速達扱いで送ることができます。速達はポストからの投函もOKです。

ちなみに、速達よりもより早く配達してもらえるオプションで新特急郵便というものがありますが、対象エリアは札幌市内(南部の一部を除く)・東京都区内・名古屋市内・大阪市内・福岡市内に限定されています。

そのほか、引き受け時刻を証明する引受時刻証明や、配達した事実を証明する配達証明、名宛て人、もしくは指定した代理人にだけ郵便物を渡す本人限定受取といったオプションもあるので、必要に応じて利用してください。

関連:定形郵便の送り方

レターパックで名刺を送る

レターパックライトの基本情報
送料 360円
サイズ 専用封筒
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 あり
着払い なし
補償 なし

追跡サービスを付けたいけれど、わざわざ有料オプションに申し込むのは面倒だと思う人におすすめしたいのが、レターパックです。

レターパックは最初から追跡サービスが付いているので、わざわざ郵便局まで行ってオプションを申し込む必要がありません。レターパックを利用するには、専用の封筒を使用する必要があります。

専用封筒には、360円のレターパックライトと510円のレターパックプラスがありますが、名刺と詫び状ならレターパックライトで問題なく送れるでしょう。

日本郵便 レターパックライト






ただしレターパックライトは郵便受けへのお届けとなるので、盗難に遭うリスクがないとは言えません。

名刺には個人情報が載っていますから、心配な場合は対面手渡しでの配達となるレターパックプラスを利用するといいでしょう。

専用封筒は郵便局やコンビニなどで購入できます。定価より少しでも安く購入したという人は、金券ショップやネットオークション、フリマアプリなどで買うのがおすすめです。

日本郵便レターパックプラス






また2014年3月まで使用されていた、350円や500円のレターパック封筒を持っている人は、それを使用してもかまいません。ただし現在のレターパック料金と比べると10円の差があるので、10円分の切手を貼り付けるなどの対応が必要です。

専用封筒には、あて先や品名など必要事項を記入しましょう。品名は「名刺」と書いておけば問題ありません。すべて書けたら、名刺と詫び状を入れてしっかりと封をしましょう。

そしてお問い合わせ番号の記載されたシールを剥がし、ポストに投函すればOKです。切手を貼る必要はありません。

もしくは、郵便窓口から差し出すのもいいでしょう。郵便窓口から差し出すと、お問い合わせ番号の記載されたシールを台紙に貼り付けて渡してくれます。

荷物の追跡はこのお問い合わせ番号で行うので、荷物の受け取りが確認できるまでシールは大切に保管しておきましょう。

関連:レターパックライトの送り方


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送り方 料金 会社名
レターパックライト 360円 日本郵便
ゆうパック 800円~ 日本郵便
宅急便 907円~ ヤマト運輸
ゆうメール 180円〜 日本郵便
クリックポスト 185円 日本郵便

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順位
送り方 料金 会社名
ミニレター 62円 日本郵便
定形(普通郵便) 82円~ 日本郵便
定形外(普通郵便) 120円~ 日本郵便
スマートレター 180円 日本郵便
クリックポスト 185円 日本郵便

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