給与明細を郵送で安く送る発送方法と梱包方法




給与明細ををヤマト運輸・佐川急便・日本郵便などの宅配便や郵送で安く発送するための配送方法と梱包方法についてです。

給与明細の送料が一番安い最安値の送り方は日本郵便の定形郵便や定形外郵便で、複数枚の給与明細を送りたいならレターパックライトがおすすめです。

給与明細は郵便法によって送付方法が定められている「信書」にあたります。一般の宅配便では信書を送ることは違法です。日本郵便の郵便で送るか、佐川の飛脚特定信書便を利用するしかありませんのでご注意ください。

給与明細を送付する際に、書留郵便でなければならないということはありません。しかし、できる限り手渡しでの受け渡しかつ補償が付いているような郵送方法で送ることをおすすめします。

給与明細の梱包方法

個人情報の記載された給与明細を送る際に気を付けなければならないことは、中身がバレないように梱包することです。

まず、給与明細を用意し、封筒に入る大きさに折ります。

次に給与明細を入れる袋を用意しますが、薄い茶封筒ではなく透けない白封筒に入れるようにします。これで梱包は完成です。

封筒の表に給与明細在中と記載してしまうと外から中身がバレてしまい、悪意ある人物に盗難されてしまう恐れがあるため、給与明細在中ではなく書類在中などと赤字で目立つように書いておくと良いでしょう。

定形郵便で給与明細を送る

定形郵便の基本情報
予想送料 84円~
予想サイズ 25g以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
着払い なし
補償 なし

毎月の給与支払と合わせて給与明細を従業員に交付することは義務であり、渡さない場合は違法となります。退職した従業員に対しても給与明細を発行、交付しなければならず、信書にあたる給与明細を送る場合は日本郵便の郵便で送る必要があります。

例えば、納品書、領収書、見積書、契約書、結婚式等の招待状、免許証、印鑑証明書、健康保険証など、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示、又は事実を通知する文書」が信書に該当します。

一般の方で信書かどうかを考えて送っている人はまずいません。一般的な配送方法の1つであるヤマト運輸の宅急便を使う方も多いですが、実をいうとこれが郵便法違反行為にあたります。

信書は民間の運送業者で送ることが出来ません。過去には給与明細を民間運送会社に委託していた会社が、郵便法違反で全国紙の新聞でコンプライアンス違反を問われる事態となり、上場企業でしたが結局つぶれてしまったこともあります。

たかが給与明細と甘くみていると後で大変な事態を招きかねませんので、会社経理の方々は給与明細の送付方法についてはくれぐれもお気をつけください。

こうなると給与明細の送付方法として残る選択肢は日本郵便と佐川急便になりますが、佐川急便の受付窓口は日本郵便ほど数が多くあるわけではないため、給与明細を送るなら日本郵便の定形郵便で送ることをおすすめします。

透けない封筒 テープ付 長形3号






定形郵便(手紙サイズ)とは、長辺23.5cm・短辺12cm・厚さ1cm以内・重量50g以内に収まる品目であれば送ることのできる日本郵便の配送サービスの1つで、送料は全国一律料金で重さ25g以内なら84円、重さ50g以内なら94円で送ることが可能です。

定形郵便は送料が安い代わりに追跡機能や補償が付きません。しかし追加で料金を支払えば、簡易書留や特定記録などのオプションを付けることが可能です。

簡易書留なら320円、一般書留なら435円、特定記録なら160円を基本料金に追加で支払えば付けることが可能で、書留は荷物の追跡ができるようになるだけでなく、簡易書留なら最高5万円、一般書留なら最高10万円までの補償を受けることができます。

しかし給与明細を送付する際、簡易書留でなければならないということはなく、給与明細を定形郵便で送付することは普通に行われています。大抵の場合、定形郵便の費用は交付する会社側が負担しています。

従業員全員に書留付きで給与明細を送るとなると会社側にかなりの費用が発生します。給与明細は毎月交付するものなので、経費負担を減らすためにも給与明細は社内で手渡し、もしくは電子給与明細をメールで送るのがベストでしょう。

退職者の方に後から給与明細を送る場合は、定形郵便に特定記録のオプションを付け、送達記録を残すようにしておくと安心でしょう。オプションを付ける場合は郵便局の窓口からの発送となります。

関連:定形郵便の送り方

定形外郵便で給与明細を送る

定形外郵便の基本情報
予想送料 200円
予想サイズ 50g以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
着払い なし
補償 なし

給与明細と封筒を合わせた総重量が50gを超えるものは、上記の定形郵便(手紙サイズ)では送れないため同様の配送サービスである定形外郵便で送ることをおすすめします。

定形外郵便には規格内(厚さ3㎝以内)と規格外(厚さ3㎝以上)のサイズ区分がありますが、紙の給与明細が厚さ3cmを超えることはないので、定形外郵便の規格内で送ることになります。

定形外郵便の規格内は長辺34cm・短辺25cm・厚さ3cm・重量1kgまでという上限があります。これは丁度A4サイズの大きさになり、給与明細の他に大切な書類を角2号封筒(24×33.2㎝)に折らずに入れて送ることができます。

角2封筒 A4サイズ 白






定形外郵便の料金は荷物の重量によって決定します。例えば、重さ50g以内なら120円、重さ100g以内なら140円、重さ150g以内なら210円とかなり安いです。料金が安い代わりに定形外郵便も定形郵便同様に追跡機能や補償がありませんのでご注意ください。

大切な書類と一緒に給与明細を送るなら、送達過程を記録してくれて補償まで付く簡易書留や一般書留のオプションを付けることをおすすめします。補償はつきませんが、送達過程を記録してくれる特定記録のオプションもおすすめです。

簡易書留は対面手渡しでのお届けとなりますが、特定記録郵便は郵便受けへのお届けとなるため、それぞれのオプションの特性について十分に理解した上で発送するようにしてください。

発送場所は郵便局の窓口か、町中にある郵便ポストになりますが、オプションを付ける場合は郵便局の窓口からの発送するようにしましょう。

関連:定形外郵便の送り方

レターパックライトで給与明細を送る

レターパックライトの基本情報
送料 370円
サイズ A4サイズ・厚み3cm以内
重さ 4kg以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 あり
着払い なし
補償 なし

給与明細を荷受人に早く届けたいならレターパックライトがおすすめです。レターパックライトは青い専用封筒に送りたい荷物を入れて全国一律370円で送ることのできる日本郵便の格安配送サービスの1つです。

日本郵便のレターパックには2種類あり、まず荷物の追跡が可能で捺印やサインをもらって手渡しするタイプのレターパックプラス(送料520円)と、荷物の追跡が可能で個人宅の郵便受けに配達されるレターパックライト(送料370円)があります。

レターパックライトで送れる荷物は厚さ3㎝以内という制限がありますが、今回の給与明細のように紙の書類であれば問題なくレターパックライトで送ることができるでしょう。

日本郵便 レターパックライト






レターパックライトの配達スピードは速達級で、この記事の最後にあるレターパックライトの追跡結果からも分かるように大阪府から福岡県へ荷物を送った場合でも翌日には荷物が到着しています。

定形郵便に簡易書留を付けて送ると、基本料金84円に簡易書留代の320円が加わり送料は合計404円になるため、追跡機能付きで送りたいなら送料370円のレターパックライトの方が安いということになります。

ただし、レターパックライトは郵便受けへの配達で完了となり、手渡しでのお届けとなる簡易書留よりも若干安全性に欠ける部分がありますので、その点はご了承ください。

レターパックライトの専用封筒を売っている場所は郵便局の窓口以外にコンビニのローソン・ミニストップ・セイコーマートがあり、一部店舗のみとなりますがセブンイレブンとファミリーマートでも置いている店舗があります。

発送場所は郵便局の窓口か、街中にあるポストから発送することが可能です。

ポストへの投函で発送する際は、投函する前に必ずレターパックライトの専用封筒から追跡番号シールを剥がすことを忘れないでください。追跡番号シールは荷物が受け取り人に届くまで大切に保管しておきましょう。

関連:レターパックライトの送り方

メルカリの場合



◼無記載の給与明細書を送るなららくらくメルカリ便のネコポス

無記載の給与明細書を出品し送るなら、らくらくメルカリ便のネコポスで送るのがおすすめです。らくらくメルカリ便のネコポスはA4サイズ・厚さ3cm以内・重さ1kg以内の荷物であれば送ることができ、送料は全国一律175円です。

複写式の60枚組の給与明細書の厚さは大体2㎝くらいなので、ネコポスで問題なく送ることが出来ます。

この給与明細書は定形外郵便の規格内で140円程で送ることもできますが、定形外郵便だと追跡や補償も付かないため、自動的に追跡機能やトラブル時に受けられる安心サポートサービス付きのメルカリ便で送ることをおすすめします。

◼大量の給与明細書を送るならメルカリ便のゆうパックか宅急便

大量の給与明細書をダンボールを使って送るなら、ゆうゆうメルカリ便のゆうパックか、らくらくメルカリ便の宅急便がおすすめです。ゆうゆうメルカリ便はメルカリと郵便局が提携したもので、らくらくメルカリ便はメルカリとヤマト運輸が提携したものです。

通常のゆうパックと宅急便は荷物サイズと配送距離によって料金が決定し、配送距離が長いほど当然料金は高くなりますが、メルカリ便になると料金は荷物サイズのみで決定し、全国一律料金となるため遠方に送る際には大変安くお得に送ることができます。

メルカリ便のゆうパックと宅急便はどちらも料金設定は同じで、例えば60サイズなら700円、80サイズなら800円、100サイズなら1,000円です。60サイズのダンボールの中に、B5サイズの給与明細書を600枚くらいは入れて送ることができるでしょう。

ゆうゆうメルカリ便のゆうパックでは100サイズまでしか送ることができないため、120サイズや140サイズなどの大きなダンボールで給与明細書を送る場合はらくらくメルカリ便の宅急便一択となります。


給与明細が届くまでの配達日数

上記記載の追跡番号(お問い合わせ番号)が付与される送り方の簡易書留やレターパックライトで給与明細を送るといつ届くのか、参考までに発送から配達までが完了した過去の実際の追跡結果は以下の通りです。

◼福岡県から熊本県に発送された簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
01/06 12:30 引受 新福岡郵便局 福岡県
01/07 03:10 到着 熊本中央郵便局 熊本県
01/07 15:20 お届け先にお届け済み 熊本中央郵便局 熊本県

1月6日(木曜日)のお昼に福岡県福岡市から発送された簡易書留は、翌日の1月7日(金曜日)の午後に配送先である熊本県熊本市に配達が完了しています。

◼福岡県から大分県に発送された簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
01/06 19:00 引受 新福岡郵便局 福岡県
01/07 07:52 到着 日田郵便局 大分県
01/07 15:25 お届け先にお届け済み 日田郵便局 大分県

1月6日(木曜日)の夜に福岡県福岡市から発送された簡易書留は、翌日の1月7日(金曜日)の午後に配送先である大分県日田市に配達が完了しています。

◼兵庫県から兵庫県に発送されたレターパックライト

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
10/15 13:38 引受 尼崎北郵便局 兵庫県
10/16 08:33 到着 三田郵便局(古市) 兵庫県
10/16 11:10 お届け先にお届け済み 三田郵便局(古市) 兵庫県

10月15日(土曜日)の午後に兵庫県尼崎市から発送されたレターパックライトは、翌日の10月16日(日曜日)の午前中に配送先である兵庫県三田市に配達が完了しています。

◼大阪府から福岡県に発送されたレターパックライト

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
10/21 09:10 引受 柏原郵便局 大阪府
10/22 12:15 到着 福岡中央郵便局 福岡県
10/22 15:46 お届け先にお届け済み 福岡中央郵便局 福岡県

10月21日(金曜日)の朝に大阪府柏原市から発送されたレターパックライトは、翌日の10月22日(土曜日)の午後に配送先である福岡県福岡市に配達が完了しています。

関連:品目(送るもの)から送り方を探す




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