納品書を郵送で安く送る発送方法と梱包方法




納品書をヤマト運輸・佐川急便・日本郵便などの宅配便や郵送で安く発送するための配送方法と梱包方法についてです。

納品書を一番安く最安値で送りたいなら日本郵便の定形郵便で、A4サイズの納品書を送りたいなら定形外郵便で、速達級の速さで納品書を送りたいならレターパックライトがおすすめです。

納品書は郵便法によって送付方法が定められている「信書」にあたります。信書にあたる納品書は、必ずルールを守った送り方で送るようにしましょう。

納品書は書留郵便でなければならないということはありませんが、期日までに到着させなければならいような大事な納品書であれば、追跡ができたり、手渡しでのお届けとなるよな郵送方法で送ることをおすすめします。

納品書の梱包方法

取引先とのやりとりが記載された納品書を送る際に気を付けなければならないことは、中身がバレないように梱包することです。

まず、納品書を用意し、封筒に入る大きさに折ります。A4サイズの納品書を二つ折りにして送るなら角形6号封筒で、A4サイズの納品書を三つ折りにして送るなら長形3号封筒を使います。

納品書を1つも折らずに綺麗な状態で送りたい場合は、A4のクリアファイルに入れてから、角形2号の封筒に入れると良いです。

クリヤーホルダー スタンダード A4






信書にあたる納品書は、薄い茶封筒ではなく透けない白封筒に入れて送るのがベストでしょう。納品書を封筒に入れれば梱包は完成です。

最後に、受取人がすぐに納品書であるということが分かるように、封筒の表には赤字やスタンプで納品書在中と記載しておくと良いでしょう。

定形郵便で納品書を送る

定形郵便の基本情報
予想送料 84円~
予想サイズ 25g以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
着払い なし
補償 なし

納品書を送る際に注意しなければならないのが、納品書は郵便法によって送付方法が定められている「信書」に該当するという点です。

信書とは、求書・納品書・領収証・申請書・見積書・招待状・許可証・証明書など、これら全てが信書に該当し、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示、又は事実を通知する文書」のことを指します。

信書は基本的には民間の運送業者で送ることができず、多くの方が日本郵便が配達をするサービスであれば信書を送って大丈夫、と思っていますが、実は信書が扱えるサービスは日本郵便の配送サービスの中でも限定されています。

日本郵便で信書を送ることができるサービスは、ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポスト以外のサービスで、第一種郵便(定形郵便・定形外郵便)と第二種郵便(はがき)、レターパックプラス、レターパックライト、スマートレターです。

郵政事業が民営化された際に、日本郵便株式会社(旧郵政公社)だけではなく、信書を輸送する事業は「一般信書便事業」と「特定信書便事業」の二種類に分けられ、総務大臣の認可を受けることができれば民間業者でも信書を扱えるよう法律が改正されました。

とはいえ、「一般信書便事業」は日本全国にポストを設置することが必須条件であったりするため、参入ハードルが非常に高く、現在のところ日本郵便以外の参入はありません。

しかし、「特定信書便事業」は比較的参入ハードルが低いため現在で400社程度が認可を取得しており、代表的なものが、佐川急便の飛脚特定信書便、日本通運の特定信書輸送、西濃運輸のカンガルー信書便などがあります。

日本郵便以外にも納品書の送付方法として、佐川急便や西濃運輸がありますが、佐川急便や西濃運輸の受付窓口は日本郵便ほど数が多くあるわけではないため、納品書を送るなら日本郵便の定形郵便で送る方法が現実的でしょう。

透けない封筒 テープ付 長形3号






定形郵便(手紙サイズ)とは、長辺23.5cm・短辺12cm・厚さ1cm以内・重量50g以内に収まる品目であれば送ることのできる日本郵便の配送サービスの1つで、送料は全国一律料金で重さ25g以内なら84円、重さ50g以内なら94円で送ることが可能です。

定形郵便は送料が安い代わりに追跡機能や補償が付きません。しかし追加で料金を支払えば、簡易書留や一般書留、特定記録などのオプションを付けることが可能です。

簡易書留なら320円、一般書留なら435円、特定記録なら160円を基本料金に加算します。書留は荷物の追跡ができるようになるだけでなく、簡易書留なら最高5万円、一般書留なら最高10万円までの補償を受けることができ安心です。

しかし納品書を送付する際に必ず書留でなければならないということではなく、納品書を定形郵便で送付することは普通に行われています。

取引先から情報秘密保持のため納品書を書留で送って欲しいと言われた場合に限り、書留付きで送るようにすれば問題ないでしょう。書留を付ける場合はコンビニでは対応してもらえませんので、郵便局の窓口から発送するようにしてください。

関連:定形郵便の送り方

定形外郵便で納品書を送る

定形外郵便の基本情報
予想送料 120円(規格内)
予想サイズ 50g以内(規格内)
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
着払い なし
補償 なし

信書にあたる納品書は、日本郵便の定形外郵便でも送ることが可能です。

信書は、そもそも何が信書に当たるのかわかりにくいにもかかわらず、郵便または信書便以外で信書を送った場合、運送事業者だけでなく送り主も罰せられることがあるため、信書の可能性が少しでもあるものは、郵便を使って発送するのが無難です。

例えば、応募者が会社に履歴書を送る場合は履歴書に志望動機やその会社で仕事をしたい「意思」が書かれているので履歴書は信書にあたり、宅配便のメール便等では送れないことになります。

それとは逆に、会社側が不採用者に履歴書を返却する場合は履歴書自体は「意思」を表さないので返却する場合の履歴書は単なる物扱いでメール便にて返送する行為は郵便法には違反しないです。

ただし、履歴書に添付で不採用である旨の通知書が添えられている場合は「不採用」の意思を応募者に表しているので「不採用である旨の通知書」が添えられている場合は郵便法違反となります。

このように、信書の概念は曖昧な「内容基準」のため、同じ文書でも、送付する状況や文面のわずかな違いにより、信書であったりなかったりします。

大切な得意先へ納品書を送る際、納品書をA4ファイルに入れ、1つも折らずに綺麗な状態で送りたいなら、定形郵便(はがきサイズ)ではサイズオーバーとなり送れないため、定形外郵便で送ると良いでしょう。

定形外郵便には、長辺34cm以内・短辺25cm以内・厚さ3㎝以内・重量1kg以内の規格内と、3辺の長さの合計が90㎝以内・重量4kg以内の規格外という2つのサイズ区分があります。厚さの薄い納品書は定形外郵便の規格内で送ることができます。

角2封筒 A4サイズ 白






定形外郵便の規格内の最大サイズは、ちょうどA4ファイルがすっぽり収まる角形2号封筒のサイズ感と同じで、納品書のような信書をA4のクリアファイルに入れて書類を折らずに送りたい場合にぴったりです。

A4のクリアファイルの重さは約26gで、単3電池1個分の重量とほぼ同じです。定形外郵便は配送距離に関係なく、重さのみによって決定し、定形外郵便の規格内で送る場合の料金は、重量50g以内なら120円、重量100g以内なら140円です。

納品書をA4サイズのクリアファイルに入れて1枚送る程度であれば、重量は30g前後で済むため、料金は120円程で送ることができるでしょう。

配送距離に関係なく荷物の重さのみで料金が決定する定形外郵便は、他の配送方法に比べても非常に安いと言えます。ただし定形外郵便には追跡機能や補償が付かないため、大事な納品書を送る場合は、送達記録の残る書留などを付けて送ると良いでしょう。

発送方法は、郵便局の窓口へ直接持ち込むか、町中にあるポストへの投函で完了となります。日中仕事で忙しい方でも24時間いつでもポスト投函で発送ができるため、いくつもの納品書を忙しい合間に送らなければならないという方には最適な送り方です。

ただし、書留などのオプションを付ける場合は、郵便局の窓口での手続きが必要となりますので、ポスト投函ではなく郵便局の窓口から発送するようにしてください。

関連:定形外郵便の送り方

レターパックライトで納品書を送る

レターパックライトの基本情報
送料 370円
サイズ A4サイズ・厚み3cm以内
重さ 4kg以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 あり
着払い なし
補償 なし

速達級の速さで納品書を送りたい場合は、レターパックライトがおすすめです。このページの最後にあるレターパックライトの追跡結果からも分かるように、大阪府から発送した荷物が、翌日には東京都の配送先に到着するほどの速さです。

レターパックライトはA4サイズの専用封筒に入れて送る送り方で、送料は全国一律370円です。

日本郵便 レターパックライト






レターパックライトの専用封筒は厚さ3㎝まで対応しているため、長い付き合いで関係の良好な得意先へ納品書と一緒に地元の茶菓子なども一緒に送りたい場合も、レターパックライトを使えば簡単に送ることができます。

ちなみに納品書はゆうパックや宅急便では送れないことになっていますが、例外があります。

ネットで買い物をした商品が納品書などと一緒に宅急便で送られてくる場合がありますが、これは郵便法第4条第3項但書において「信書であっても貨物に添付する無封の添え状や送り状については、運送営業者による送達が認められる」という規定のためです。

荷物として送る物に添える(荷物が主で添え状が従の関係であることが条件)挨拶状や納品書などは信書であっても、宅配便やゆうパックなどに同梱することが許されている、ということです。

信書に該当する納品書のみを送るのであれば送り方は限定されてしまいますが、あくまで荷物がメインで、納品書は添え物であるという扱いであれば、宅急便やゆうパックで送っても問題ないので、これを1つ覚えておくと良いでしょう。

レターパックライトの専用封筒を売っている場所は郵便局の窓口以外にコンビニのローソン・ミニストップ・セイコーマートがあり、一部店舗のみとなりますがセブンイレブンとファミリーマートでも置いている店舗があります。

発送場所は郵便局の窓口か、街中にあるポストから発送することが可能です。

ポストへの投函で発送する際は、投函する前に必ずレターパックライトの専用封筒から追跡番号シールを剥がすことを忘れないでください。追跡番号シールは荷物が受け取り人に届くまで大切に保管しておきましょう。

関連:レターパックライトの送り方


納品書が届くまでの配達日数

上記記載の追跡番号(お問い合わせ番号)が付与される送り方の簡易書留とレターパックライトで納品書を送るといつ届くのか、参考までに発送から配達までが完了した過去の実際の追跡結果は以下の通りです。

◼大阪府から高知県に発送された簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
12/28 11:56 引受 新大阪郵便局 大阪府
12/29 01:54 到着 高知東郵便局 高知県
12/29 11:09 お届け先にお届け済み 高知東郵便局 高知県

12月28日(水曜日)の午前中に大阪府大阪市から発送された簡易書留は、翌日の12月29日(木曜日)の午前中に配送先である高知県高知市に配達が完了しています。

◼大阪府から北海道に発送された簡易書留

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
12/28 11:56 引受 新大阪郵便局 大阪府
12/30 06:08 到着 山鼻郵便局 北海道
12/30 09:43 お届け先にお届け済み 山鼻郵便局 北海道

12月28日(水曜日)の午前中に大阪府大阪市から発送された簡易書留は、2日後の12月30日(金曜日)の朝に配送先である北海道札幌市に配達が完了しています。

◼大阪府から石川県に発送されたレターパックライト

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
12/05 15:15 引受 大阪西郵便局 大阪府
12/06 05:11 到着 金沢中央郵便局 石川県
12/06 10:33 お届け先にお届け済み 金沢中央郵便局 石川県

12月5日(月曜日)の午後に大阪府大阪市から発送されたレターパックライトは、翌日の12月6日(火曜日)の午前中に配送先である石川県金沢市に配達が完了しています。

◼大阪府から東京都に発送されたレターパックライト

状態発生日 配送履歴 取扱局 県名等
02/02 19:02 引受 柏原郵便局 大阪府
02/03 13:09 到着 光が丘郵便局 東京都
02/03 15:54 お届け先にお届け済み 光が丘郵便局 東京都

12月2日(金曜日)の夜に大阪府柏原市から発送されたレターパックライトは、翌日の12月3日(土曜日)の午後に配送先である東京都練馬区に配達が完了しています。

関連:品目(送るもの)から送り方を探す




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送り方 料金 会社名
ミニレター 63円 日本郵便
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クリックポスト 185円 日本郵便

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