契約書を安く安全に送る発送方法と梱包方法




契約書の原本・コピー・写しをヤマト運輸(クロネコヤマト)・佐川急便・日本郵便などの宅配便や郵送で安く送るための発送方法と封筒での梱包方法についてです。

契約書は信書に該当するため、利用できる発送方法は限られています。

契約書は折らない状態で送るのが一般的なので、普通郵便の定形外郵便、レターパック、飛脚特定信書便などの発送方法が適しているでしょう。

契約書を折って送っても大丈夫な場合は、普通郵便の定形郵便を利用するととても安く送れます。

契約書は重要書類なので、普通郵便のように追跡機能のない方法で発送する場合は、特定記録や簡易書留などの追跡オプションを付けることをおすすめします。

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契約書の梱包方法

契約書は、折れや水濡れを防ぐためにクリアファイルに入れましょう。添え状などほかの書類も同封する場合は、契約書とともにクリアファイルに入れます。

クリアファイルは文房具屋さんや100円ショップで購入できるでしょう。そして封筒にあて先を書いたら、契約書を入れて封をします。

封筒は、普通の茶封筒でかまいません。ただ一般に、契約書のような重要書類は折るべきではないとされているので、受取人から指定がない限り、契約書を折らなくても入るサイズの封筒を選ぶようにしたほうがいいでしょう。

クリヤーホルダー スタンダード A4





定形外郵便で契約書を送る

定形外郵便の基本情報
予想送料 120円
予想サイズ 50g以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
補償 なし

契約書を安く発送できるのは、普通郵便の定形外郵便でしょう。定形外郵便は大きさによって規格内と規格外に分けられ、規格外だと規格内よりも送料が高くなってしまいます。ですが契約書なら、たいていは規格内として発送することができるでしょう。

定形外郵便の規格内の送料は、郵便物の重さが50g以内なら120円、100g以内なら140円、150g以内なら205円です。定形外郵便を利用する際は、郵便物の外装にあて先を表示し、郵便窓口に差し出して送料を支払えば発送できます。

もしくは、送料分の切手を貼ってポストに投函するという手もあります。その場合、切手が不足すると受取人が不足分の送料を負担させられてしまうので、切手は必ず不足しないように貼りましょう。

当たり前の話ですが、契約書のように第三者に決して見せてはならない重要書類は、透ける可能性がある茶封筒ではなく、透けない白封筒を利用するようにしましょう。

角2封筒 A4サイズ 白






◼︎定形外郵便で利用できるオプション

定形外郵便を利用する際、主に以下のようなオプションを付けることも可能です。

・速達
・書留
・引受時刻証明
・配達証明
・内容証明
・本人限定受取
・配達日指定
・特定記録

速達とは、通常よりも早く郵便物を配達してもらえるオプションです。重さ250g以内の郵便物なら、プラス280円で速達にできます。書留は追跡機能と補償がセットになったオプションです。

契約書を送るときに利用するのは、430円の一般書留か310円の簡易書留のどちらかでしょう。

ただし簡易書留の場合、記録されるのは引き受けと配達のみで、補償額は5万円までとなります。それから、一般書留を利用すると、プラス310円で配達証明を利用することができます。

配達証明とはその名の通り、郵便物を配達したという証拠を残せるオプションのことです。配達だけではなく契約書の内容も証拠として残したい場合は、内容証明も付けるといいでしょう。

内容証明を利用するときは、送りたい契約書のコピーを2通作成し、契約書、自分と受取人の氏名・住所を記入した封筒、印鑑と一緒に郵便窓口に持参しましょう。内容証明を付けるとプラス430円かかりますが、2枚目以降は260円で利用することができます。

本人限定受取郵便とは、配達時に本人確認を行うオプションのことで、こちらも一般書留を利用するときだけ申し込めるオプションです。利用料金はプラス100円。機密性の高い書類を送るときにおすすめです。

配達日指定とは、差出人が指定した日に配達してもらえるオプションです。通常、定形外郵便は日曜日と祝日には配達されませんが、配達日指定のオプションを付ければ配達してもらうことができます。

受取人が留守にすることが多い場合や、日曜日や祝日に配達してほしい場合には、とても便利なオプションです。

オプションを付けると送料が高くなりすぎて困るという人は最低限、特定記録だけは付けておくことをおすすめします。特定記録とは、要は追跡サービスのことです。一般書留や簡易書留とは違い、損害賠償は付いていません。

その代わり利用料金は安く、通常の送料プラス160円で利用することが可能です。しかも条件を満たせば、1通あたり11円の割引を受けることもできます。

関連:定形外郵便の送り方

レターパックで契約書を送る

レターパックライトの基本情報
送料 360円
サイズ A4
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 あり
補償 なし

契約書を郵送するときは、レターパックもおすすめです。レターパックとは、有料の専用封筒に品物を入れて送るという方法です。追跡サービスが付いているので、契約書のような重要書類を送るときでも、安心して利用できるでしょう。

レターパックには、レターパックライトとレターパックプラスの2種類があります。レターパックライトは360円、レターパックプラスは510円で利用することができます。

レターパックライトのほうが安いですが、その代わり郵便受けに配達されてしまうので、盗難に遭うリスクがあります。

日本郵便 レターパックライト






それに対してレターパックプラスは、配達員が受取人に直接手渡しし、受領印または署名をもらってくれます。郵便物の盗難が心配な人は、レターパックプラスを利用するといいでしょう。

日本郵便レターパックプラス






◼︎契約書を︎レターパックで発送する手順

契約書をレターパックで送る手順についてご紹介します。

1.レターパックの専用封筒を購入します。専用封筒は、郵便局やコンビニ(ローソン・ミニストップ・セイコーマート)・Amazonで入手できるでしょう。レターパックライトとレターパックプラスを間違えないように注意です。

2.専用封筒にあて先など必要事項を記入します。

3.専用封筒に契約書を封入しましょう。

4.郵便窓口に差し出すか、ポストに投函することで発送できます。専用封筒の購入代金が送料なので、発送時に料金を支払ったり、切手を貼ったりする必要はありません。

関連:レターパックライトの送り方

飛脚特定信書便で契約書を送る

佐川急便の飛脚特定信書便でも、契約書を送ることが可能です。飛脚特定信書便は佐川急便の宅配サービスの中で、唯一信書を送れる発送方法です。個人でも法人でも利用でき、万が一のときのために30万円までの損害賠償が付いています。

飛脚特定信書便で取り扱うサイズには、飛脚特定信書便【1号】と飛脚特定信書便【3号】の2種類があります。飛脚特定信書便【1号】は、3辺の長さの合計が73cmよりも大きく160cm以内、もしくは重さが4kgよりも重く30kg以内の荷物が対象となります。

飛脚特定信書便【3号】は、3辺の合計が160cm以内、かつ重さが30kg以下の荷物が対象です。送料は荷物のサイズや配送元・配送先地域によって決まります。例えば関東から80サイズの荷物を送る場合、関西宛てなら1,134円、北九州なら1,458円かかります。

ですが自分で佐川急便の営業所に荷物を持ち込むことで、100円の割引を受けることができるでしょう。

飛脚特定信書便を利用するときは、まず初期登録をする必要があるので、事前に打ち合わせをしなければなりません。担当の営業所に問い合わせてみましょう。

関連:佐川急便で信書を送れる飛脚特定信書便の料金やサイズなどいろいろ

契約書のコピーの場合

契約書のコピーを送るときも、契約書と同様にクリアファイルに入れたほうがいいでしょう。

契約書のコピーを折らずに入れられる大きさの封筒にあて名を書き、契約書を封入します。発送方法は、普通郵便の定形外郵便やレターパックを利用するといいいでしょう。

コピーとはいえ重要書類であることには変わりはありませんので、定形外郵便を利用するときは特定記録や簡易書留など、追跡オプションを付けることをおすすめします。

関連:信書を送る方法と梱包方法!ヤマト運輸、佐川急便、日本郵便の宅配便


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