書類を安く郵送で送る発送方法と梱包のやり方




案内状・年末調整・賃貸契約書などの書類をヤマト運輸(クロネコヤマト)・佐川急便・日本郵便などの宅配便や郵便で安く送るための発送方法と封筒など梱包方法ついてです。

信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」だと郵便法および信書便法で定められています。

よって、特定の誰かに何かを伝える文書はすべて信書に該当すると考えられます。信書の例としては、納品書・契約書・結婚式の招待状・履歴書などが挙げられます。

信書に該当しないものは、新聞・卒業論文・図面・カタログなどがあります。厄介なのは、信書の定義が曖昧なため、送ろうとしている書類が信書に該当するのかどうかが判別しづらいという点です。

ですが、たいていの書類は信書に該当する可能性が高いので、念のため信書を送れるサービスで発送するのが安全でしょう。

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書類の梱包方法

◼︎折ってもいい書類の梱包方法

書類を折ると小さな封筒に入れることができるので、安い発送方法が利用できます。重要書類を無理に折る必要はありませんが、友達同士でやり取りしている手紙など、重要性の低い文書は折って梱包したほうがいいでしょう。

使用する封筒の大きさに合うように、書類を三つ折りや四つ折りにします。雨に濡れるのを防ぎたい場合は、念のためOPP袋などのビニール袋に入れるといいでしょう。そして封筒に宛名を書き、書類を入れてしっかり封をします。これで梱包完了です。

◼︎折ってはいけない書類の梱包方法

履歴書や契約書などの重要な書類は、折らずに送るのが一般的です。このような書類は、クリアファイルに入れるといいでしょう。

クリヤーホルダー A4






クリアファイルは文房具屋さんや100円ショップで購入できます。何度も使う機会があるのであればネット通販が安くなります。

こうすることで書類が折れ曲がったり、しわくちゃになったりするのをある程度は防ぐことができますし、水濡れ防止にもなります。

クリアファイルだけでは、水濡れも折れ曲りも完全には防ぎきれなくて心配だと思う場合は、書類をOPP袋に密閉し、適切な大きさにカットした段ボールを添えて補強するという手もあります。

透明OPP袋 テープ付き






ただ過剰な梱包は嫌がる人も多いので、ほどほどにしておくのも大切です。次に封筒にあて名を書き、書類を封入します。

封筒は、たいていの書類は普通の茶封筒で問題ないのですが、履歴書や職務経歴書などの応募書類は、白い封筒を使用することが多いです。

とはいえ、履歴書が入るサイズの白い封筒を販売しているお店はあまり多くありませんし、封筒の色までは気にしないという採用担当者がほとんどです。ご自身が気にならないのなら、茶封筒で送ってもかまいません。

普通郵便で書類を送る

定形・定形外郵便の基本情報
予想送料 82円
予想サイズ 25g以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
補償 なし

普通郵便は送料が安い上に信書を送れるサービスなので、書類を送るときにはおすすめです。普通郵便には定形郵便と定形外郵便の2種類があり、定形郵便のほうが送料が安いですが、送れるサイズは小さめです。

梱包後のサイズが23.5×12×1cm以内に収まるなら定形郵便を、収まらないなら定形外郵便を利用するといいでしょう。

定形外郵便は、34×25×3cm以内の規格内と、それ以外の規格外に分けられます。書類は通常、規格内で送れます。定形郵便の送料は、重さが25g以内なら82円、50g以内なら92円です。

定形外郵便の規格内の送料は、重さが50g以内なら120円、100g以内なら140円、150g以内なら205円かかるでしょう。

普通郵便の利用方法は簡単で、封筒にあて名を書いて書類を封入し、送料分の切手を貼ってポスト投函するだけです。切手は郵便局やコンビニで販売されています。もしくは郵便窓口で差し出して、現金で送料を支払ってもかまいません。

角2封筒 A4サイズ 白






普通郵便で発送するときに気をつけなければならないのは、そのまま発送すると追跡機能も損害賠償制度も付かないということです。これらの機能が必要な場合は、有料のオプションサービスを利用しましょう。

追跡機能のみで充分な場合は特定記録を、追跡だけではなく損害賠償も付けたい場合は一般書留や簡易書留を利用するといいです。

一般書留は簡易書留よりも料金が高いですが、その代わり郵便物をより細かく追跡することができますし、万が一のときの補償額は高く設定されています。

関連:定形郵便の送り方

スマートレターで書類を送る

スマートレターの基本情報
送料 180円
サイズ 厚み2cm以内
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 なし
補償 なし

スマートレターも安く信書を送れるサービスです。スマートレターとは、A5サイズの専用封筒に品物を入れて送る方法です。厚さは2cm、重さは1kgまで対応しているので、書類が大量でない限り問題なく送れるでしょう。送料は全国一律の180円です。

スマートレターを利用するときは、まず専用封筒を購入しましょう。専用封筒は郵便局やコンビニ、Amazonなどで販売されています。価格は180円で、購入代金がそのまま送料になります。次に専用封筒にあて名を記入したら、書類を封入してください。

日本郵便 スマートレター






あとはポストに投函するか、郵便窓口に差し出すだけでOKです。送料は購入時に支払っているので、切手を貼ったり料金を支払ったりしなくて大丈夫です。

なお、スマートレターは追跡や損害賠償などの機能は付いていません。普通郵便のようにオプションを付けることもできません。したがって、重要な書類はスマートレター以外の方法で送ることをおすすめします。

関連:スマートレターの送り方

レターパックで書類を送る

レターパックライトの基本情報
送料 360円
サイズ A4
発送場所 郵便局の窓口・郵便ポスト
追跡番号 あり
補償 なし

書類を送るときは、レターパックを利用してもいいでしょう。レターパックも信書を送れる発送方法で、スマートレターと同様、専用封筒に品物を入れて送ります。

スマートレターと大きく異なるのは、追跡サービスが付いている点と、専用封筒がA4ファイルサイズということでしょう。

レターパックにオプションを付加することはできないのですが、元から追跡機能が付いているため、オプションがなくても配送状況を確認することが可能です。また専用封筒はA4ファイルサイズなので、A4サイズの書類を折らずに入れることができます。

レターパックは2種類あり、レターパックライトとレターパックプラスがあります。レターパックライトは3cmまでの厚さに対応していて、送料は360円です。

レターパックプラスは厚さ制限がなく、送料は510円です。3cmを超える厚さの書類はなかなかないでしょうから、通常はレターパックライトで問題ないでしょう。

ただし、レターパックライトは郵便受けに配達されるため、盗難に遭う可能性がないとは言えません。盗難が心配な場合は、配達員が受取人に直接手渡してくれるレターパックプラスを利用するのがおすすめです。

レターパックを利用する際は、まず郵便局やコンビニ(ローソン・ミニストップ・セイコーマート)などで専用封筒を購入します。

日本郵便 レターパックライト






レターパックライトとレターパックプラスを間違えないように注意しましょう。封筒が入手できたらあて名や品名などを記入し、書類を入れて封をします。そしてご依頼主様保管用シールを剥がし、ポストに投函します。

このシールは控えになるもので、記載されている番号は追跡するときに使用します。大切に保管しておきましょう。

ちなみに、ポストではなく郵便窓口から差し出すことももちろん可能です。その場合ご依頼主様保管用シールは、窓口の人が専用の台紙に貼り付けて渡してくれます。

関連:レターパックライトの送り方

フリマアプリ「メルカリ」の場合



メルカリにはらくらくメルカリ便・ゆうゆうメルカリ便といった、独自の配送サービスが用意されています。ただ残念ながら、これらの方法で信書を送ることができません。

絶対に信書に該当しない書類を送るのなら、らくらくメルカリ便のネコポスや、ゆうゆうメルカリ便のゆうパケットを利用するといいでしょう。

信書に該当するのかどうかわからない場合は、無理にメルカリ便を利用するのではなく、上記の普通郵便・スマートレター・レターパックなどで送ったほうが無難です。

関連:信書を送る方法と梱包方法!ヤマト運輸、佐川急便、日本郵便の宅配便


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レターパックライト 360円 日本郵便
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ゆうメール 180円〜 日本郵便
クリックポスト 185円 日本郵便

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送り方 料金 会社名
ミニレター 62円 日本郵便
定形(普通郵便) 82円~ 日本郵便
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スマートレター 180円 日本郵便
クリックポスト 185円 日本郵便

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